L'Organismo di Vigilanza 231 (OdV) è l'organo dell'ente incaricato di vigilare sul funzionamento e sull'osservanza del Modello 231 e di curarne l'aggiornamento. Non è un dettaglio organizzativo: la sua esistenza e la sua effettiva operatività sono condizioni perché il Modello possa escludere la responsabilità dell'ente. Un OdV nominato solo sulla carta, privo di autonomia o di informazioni, rende inutile anche il Modello meglio scritto.
Da dove nasce l'Organismo di Vigilanza: l'art. 6 del D.Lgs. 231/2001
La fonte è l'art. 6, comma 1, del D.Lgs. 231/2001. Per i reati commessi dai soggetti apicali, l'ente non risponde se prova, tra l'altro:
- lett. b) che il compito di vigilare sul funzionamento e l'osservanza dei modelli e di curare il loro aggiornamento è stato affidato a un organismo dell'ente dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo;
- lett. d) che non vi è stata omessa o insufficiente vigilanza da parte di tale organismo.
L'art. 6, comma 2, lett. d), completa il quadro: il Modello deve prevedere obblighi di informazione nei confronti dell'organismo deputato a vigilare.
Il decreto dice poco altro. Requisiti, composizione e funzionamento dell'OdV sono stati definiti dalle linee guida delle associazioni di categoria, dalla dottrina e dalla giurisprudenza, e vanno poi fissati nel Modello e nel regolamento dell'Organismo.
I requisiti dell'OdV 231
Autonomia e indipendenza
L'OdV deve poter agire senza condizionamenti da parte di chi controlla. In concreto:
- riporta all'organo amministrativo nel suo complesso, non a singoli manager;
- i suoi membri non svolgono compiti operativi nelle aree a rischio che dovrebbero vigilare;
- dispone di un budget proprio, deliberato dall'organo amministrativo, di cui rende conto;
- le sue attività non sono sindacabili nel merito da altre funzioni aziendali;
- la revoca è possibile solo per giusta causa.
Professionalità
Nel suo insieme l'Organismo deve possedere competenze giuridiche (in particolare penalistiche), di controllo interno e di analisi dei processi. Non tutte devono appartenere a ciascun membro; dove mancano, l'OdV può avvalersi di consulenti esterni con il proprio budget.
Continuità d'azione
L'OdV deve operare in modo costante: un calendario di riunioni e verifiche, verbali, un piano annuale delle attività. Un organismo che si riunisce solo quando sollecitato non soddisfa il requisito.
Onorabilità
Il Modello o il regolamento indicano le cause di ineleggibilità e di decadenza: tipicamente condanne, anche non definitive, per reati presupposto o per reati che incidono sull'affidabilità della persona, conflitti di interesse, rapporti di parentela con gli amministratori.
OdV monocratico o collegiale?
Il decreto non impone una composizione. La scelta dipende dalle dimensioni e dalla complessità dell'ente.
- OdV monocratico. Un solo componente, di solito un professionista esterno. È frequente nelle società di piccole e medie dimensioni con processi non troppo articolati. Il vantaggio è la semplicità; il limite è che una sola persona difficilmente copre tutte le competenze necessarie.
- OdV collegiale. Tre componenti nella prassi più diffusa, a volte di più. È la scelta tipica di gruppi, società con molte sedi o con rischi eterogenei (ambiente, sicurezza, rapporti con la PA, reati tributari).
I membri possono essere esterni (avvocati, commercialisti, esperti di controllo interno) o interni (ad esempio il responsabile dell'internal audit o della funzione legale, purché privo di ruoli operativi nelle aree a rischio). La composizione mista combina l'indipendenza dei membri esterni con la conoscenza dell'organizzazione di quelli interni. In genere la presidenza è affidata a un componente esterno.
OdV negli enti di piccole dimensioni e collegio sindacale
L'art. 6, comma 4, consente che negli enti di piccole dimensioni i compiti dell'OdV siano svolti direttamente dall'organo dirigente. Il decreto non definisce la "piccola dimensione"; la valutazione va fatta caso per caso sulla struttura dell'ente. È una soluzione da usare con cautela: l'organo che vigila coincide con quello i cui membri sono spesso i potenziali autori dei reati, e la credibilità dell'esimente ne risente.
L'art. 6, comma 4-bis, prevede che nelle società di capitali il collegio sindacale, il consiglio di sorveglianza e il comitato per il controllo della gestione possano svolgere le funzioni dell'Organismo di Vigilanza. La scelta riduce i costi e valorizza un organo già indipendente, ma richiede che i sindaci abbiano competenze specifiche in materia 231 e dedichino all'attività un impegno distinto dai controlli di legge, con verbali separati.
Nomina, durata, revoca e compenso
L'OdV è nominato dall'organo amministrativo con delibera, di regola contestualmente all'adozione del Modello. La delibera o il verbale di nomina indicano:
- i componenti e l'eventuale presidente, con la verifica dei requisiti di onorabilità e l'assenza di conflitti;
- la durata dell'incarico, spesso allineata al mandato dell'organo amministrativo o fissata in un triennio, con possibilità di rinnovo;
- il compenso dei membri, quando previsto;
- il budget annuale per consulenze e verifiche;
- le cause di decadenza e le ipotesi di revoca, ammessa solo per giusta causa (ad esempio grave negligenza, sopravvenuta perdita dei requisiti, conflitto di interessi).
Compiti e poteri dell'OdV
I compiti dell'OdV derivano direttamente dall'art. 6, comma 1, lett. b).
Vigilanza sul funzionamento e sull'osservanza del Modello. L'Organismo verifica che il Modello sia conosciuto, applicato e adeguato: svolge verifiche a campione sulle attività sensibili, esamina i flussi informativi, ascolta i responsabili di funzione, controlla lo stato della formazione.
Cura dell'aggiornamento. L'OdV non modifica il Modello, che resta di competenza dell'organo amministrativo, ma ne segnala la necessità di aggiornamento: nuovi reati presupposto, cambiamenti organizzativi, violazioni emerse.
Poteri. Per svolgere questi compiti l'OdV deve poter accedere a tutti i documenti e le informazioni aziendali rilevanti, senza necessità di autorizzazioni preventive, chiedere informazioni a qualunque funzione e avvalersi di consulenti. L'OdV non ha invece poteri di gestione né poteri disciplinari: quando rileva una violazione la segnala agli organi competenti, che decidono le sanzioni.
Compiti dell'OdV: i flussi informativi
I flussi informativi sono lo strumento con cui l'Organismo vede ciò che accade nell'ente. Si distinguono in flussi periodici (report a scadenza fissa) e flussi ad evento (comunicazioni da inviare quando si verifica un fatto). Il Modello, o un documento dedicato, indica per ciascuno chi lo invia, cosa contiene e con quale periodicità.
| Flusso informativo | Chi lo invia | Periodicità |
|---|---|---|
| Richieste di informazioni, atti e notizie di procedimenti per reati presupposto | Funzione legale o vertice aziendale | Ad evento |
| Ispezioni e verifiche di autorità pubbliche ed esiti | Funzione interessata | Ad evento |
| Infortuni sul lavoro, near miss rilevanti, aggiornamenti del DVR | Datore di lavoro, RSPP | Ad evento e periodica |
| Variazioni dell'organigramma, delle deleghe e delle procure | Organo amministrativo, risorse umane | Ad evento |
| Procedimenti disciplinari avviati e sanzioni applicate | Risorse umane | Periodica |
| Gare, contratti e finanziamenti pubblici | Funzione commerciale o finanza | Periodica |
| Operazioni straordinarie e pagamenti anomali | Amministrazione e finanza | Ad evento |
| Autorizzazioni, incidenti e controlli ambientali | Responsabile ambiente | Ad evento e periodica |
| Stato della formazione sul Modello | Risorse umane | Periodica |
| Segnalazioni whistleblowing rilevanti per il Modello | Gestore delle segnalazioni | Periodica, nel rispetto della riservatezza |
Esiste poi il flusso inverso: il reporting dell'OdV verso l'organo amministrativo, e di norma verso il collegio sindacale. Comprende una relazione periodica, almeno annuale e spesso semestrale, sull'attività svolta, sulle verifiche, sulle criticità e sulle proposte di aggiornamento, oltre a comunicazioni immediate in caso di violazioni gravi.
Organismo di Vigilanza e whistleblowing
L'art. 6, comma 2-bis, come modificato dal D.Lgs. 24/2023, richiede che il Modello preveda i canali di segnalazione interna, il divieto di ritorsione e il relativo sistema disciplinare. La disciplina dettagliata è nel D.Lgs. 24/2023: vedi la guida sul whistleblowing.
Il decreto affida la gestione del canale interno a una persona o a un ufficio interno autonomo, dedicato e con personale specificamente formato, oppure a un soggetto esterno con gli stessi requisiti (art. 4 D.Lgs. 24/2023). Se l'OdV possa essere anche gestore delle segnalazioni è una scelta organizzativa discussa: è ammessa nella prassi, purché l'Organismo abbia le competenze e le risorse necessarie. In ogni caso l'OdV deve essere informato delle segnalazioni che riguardano il Modello o i reati presupposto, con modalità che tutelino la riservatezza del segnalante.
Il regolamento dell'OdV
L'Organismo si dota di un regolamento che disciplina il proprio funzionamento: convocazione e periodicità delle riunioni, quorum e modalità di deliberazione per l'organo collegiale, verbalizzazione, conservazione degli atti, gestione del budget, rapporti con le funzioni aziendali e con gli altri organi di controllo, piano annuale delle verifiche. Secondo l'impostazione prevalente il regolamento è approvato dall'OdV stesso, a garanzia della sua autonomia, e comunicato all'organo amministrativo.
Sul piano della protezione dei dati, il Garante per la protezione dei dati personali ha indicato che l'OdV opera come parte dell'ente: i suoi membri vanno quindi designati come soggetti autorizzati al trattamento, non come titolari o responsabili autonomi.
Le responsabilità dei membri dell'OdV
Secondo l'orientamento prevalente, i componenti dell'OdV non hanno una posizione di garanzia che li obblighi a impedire i reati: non dispongono di poteri impeditivi, ma di poteri di vigilanza e segnalazione. Non rispondono quindi penalmente, a titolo di concorso omissivo, per il solo fatto che un reato sia stato commesso.
Diverso è il profilo civilistico: l'incarico ha natura contrattuale e un'attività di vigilanza gravemente negligente può fondare una responsabilità verso l'ente, soprattutto se ha contribuito a far perdere l'esimente. Per questo i verbali e la documentazione delle verifiche sono importanti anche per i membri dell'Organismo.
Errori frequenti sull'Organismo di Vigilanza
- Nominare membri con ruoli operativi nelle aree a rischio, o legati da rapporti stretti con gli amministratori.
- Non assegnare un budget o subordinarne l'uso all'approvazione caso per caso del management.
- Non definire i flussi informativi, lasciando l'OdV senza informazioni.
- Riunioni sporadiche, verbali assenti o generici, nessun piano delle verifiche.
- Relazioni all'organo amministrativo mai prodotte o mai discusse.
- Affidare l'OdV al collegio sindacale senza verificarne le competenze specifiche e senza separare le due attività.
- Lasciare scadere l'incarico senza rinnovo, con periodi in cui l'ente resta senza Organismo.
Come lo fa 231 AI
Nel fascicolo generato da 231 AI l'Organismo di Vigilanza ha i suoi documenti dedicati: il regolamento dell'OdV, il piano dei flussi informativi costruito sui processi e sulle attività sensibili del registro dei rischi, e il verbale di nomina, coordinati con la Parte Generale, il sistema disciplinare e la procedura whistleblowing. L'avvocato li rivede, li adatta all'ente e li approva prima della consegna.
Domande frequenti
L'Organismo di Vigilanza è obbligatorio?
L'OdV è obbligatorio per chi adotta un Modello 231 e vuole avvalersi dell'esimente: l'art. 6, comma 1, lett. b), richiede che la vigilanza sul Modello sia affidata a un organismo dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo. Senza OdV, o con un OdV inattivo, il Modello non può escludere la responsabilità dell'ente. Negli enti di piccole dimensioni i compiti possono essere svolti dall'organo dirigente.
Chi può far parte dell'OdV 231?
Possono farne parte professionisti esterni, come avvocati, commercialisti ed esperti di controllo interno, e dipendenti dell'ente privi di ruoli operativi nelle aree a rischio, come il responsabile dell'internal audit. Tutti devono possedere requisiti di onorabilità e non trovarsi in conflitto di interessi. Nel loro insieme i membri devono garantire autonomia, professionalità e continuità d'azione. Il Modello definisce cause di ineleggibilità e decadenza.
Meglio un OdV monocratico o collegiale?
Dipende dalle dimensioni e dalla complessità dell'ente. L'OdV monocratico, di solito affidato a un professionista esterno, è adatto a realtà con processi semplici. L'OdV collegiale, tipicamente di tre membri, è preferibile quando i rischi sono eterogenei e servono competenze diverse, ad esempio penalistiche, di sicurezza sul lavoro e di controllo contabile. Il decreto non impone una soluzione: conta che l'organismo sia effettivamente in grado di vigilare.
Il collegio sindacale può svolgere le funzioni dell'OdV?
Sì, nelle società di capitali l'art. 6, comma 4-bis, del D.Lgs. 231/2001 consente di affidare le funzioni dell'Organismo di Vigilanza al collegio sindacale, al consiglio di sorveglianza o al comitato per il controllo della gestione. È opportuno verificare che i sindaci abbiano competenze specifiche sul Modello 231 e tenere distinte, anche nei verbali, l'attività di vigilanza 231 e i controlli previsti dal codice civile.
Quanto dura l'incarico dell'OdV e come si revoca?
La durata è stabilita dall'organo amministrativo nella delibera di nomina: spesso coincide con il mandato del consiglio di amministrazione o è fissata in un triennio, con possibilità di rinnovo. Per tutelare l'autonomia dell'Organismo, la revoca dovrebbe essere ammessa solo per giusta causa, come grave negligenza, perdita dei requisiti o conflitto di interessi, secondo le ipotesi indicate nel Modello o nel regolamento.
Quali informazioni devono arrivare all'OdV?
Il Modello deve prevedere obblighi di informazione verso l'OdV (art. 6, comma 2, lett. d). Si distinguono flussi periodici, come report su procedimenti disciplinari, formazione, gare e finanziamenti pubblici, e flussi ad evento, come ispezioni, infortuni, notizie di procedimenti penali, variazioni di deleghe e procure. Per ciascun flusso vanno indicati responsabile, contenuto e periodicità, così che l'Organismo possa vigilare su informazioni concrete.
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